Keputusan Sertifikasi
2. Keputusan sertifikasi dilakukan oleh komite sertifikasi yang tidak terlibat dalam proses audit.
3. Rapat komite sertifikasi dilakukan oleh komite sertifikasi segera setelah mendapat Laporan Audit Tahap 2.
4. Anggota tim pemutus berjumlah gasal minimal 3 (tiga) orang yang tidak terlibat dalam proses audit.
5. Hasil rapat komite sertifikasi oleh Komite sertifikasi didokumentasikan dalam Keputusan Komite Sertifikasi.
6. Keputusan hasil sertifikasi berupa sertifikat atau berupa penolakan permohonan.
7. LS INKINDO mengirimkan Keputusan hasil sertifikasi melalui email kepada Klien.
Surveilen
a) aspek sertifikasi
b) operasional Klien (sebagai contoh bahan promosi, website)
c) dokumen dan rekaman Klien (pada kertas atau media elektronik) dan
d) monitoring atau pemantauan kinerja klien tersertifikasi
Audit survailen merupakan audit lapangan, tetapi bukan audit sistem secara menyeluruh.
Program audit survailen mencakup, minimal :
a) internal audit dan kaji ulang manajemen,
b) tinjauan tindakan yang diambil terhadap ketidaksesuaian yang diidentifikasi selama audit sebelumnya,
c) penanganan keluhan,
d) efektifitas sistem manajemen untuk pencapaian sasaran pelanggan tersertifikasi,
e) kemajuan dari aktifitas yang direncanakan untuk peningkatan berkelanjutan,
f) keberlanjutan pengendalian operasional,
g) tinjauan setiap perubahan, dan
h) penggunaan logo dan/atau referensi sertifikasi lainnya.
Audit survailen dilaksanakan minimal satu kali setahun. Waktu audit survailen pertama tidak boleh lebih dari 12 bulan sejak keputusan sertifikasi diberikan.
Untuk setiap ketidaksesuaian atau situasi lain yang dapat menyebabkan pembekuan atau pencabutan sertifikasi harus dilaporkan oleh ketua pelaksana audit kepada LS INKINDO. LS INKINDO akan mengirimkan personel yang kompeten, yang berbeda dengan personel yang melaksanakan audit, untuk memberikan pertimbangan apakah sertifikasi dapat dilanjutkan, dibekukan atau dicabut. Keputusan sertifikasi dilakukan oleh komite sertifikasi.
Sertifikasi Ulang
Kegiatan audit Sertifikasi Ulang mungkin membutuhkan audit tahap 1 bila terdapat perubahan signifikan pada sistem manajemen, organisasi, atau konteks sistem manajemen yang sedang dioperasikan (sebagai contoh perubahan terhadap peraturan perundang-undangan).
Audit Sertifikasi Ulang mencakup audit lapangan yang dilakukan untuk hal-hal sebagai berikut :
a) efektifitas sistem manajemen secara menyeluruh terkait dengan perubahan internal dan eksternal serta kesinambungan relevansi dan penerapannya terhadap lingkup sertifikasi;
b) menunjukkan komitmen untuk memelihara efektivitas dan peningkatan sistem manajemen untuk mencapai kinerja secara keseluruhan;
c) pengoperasian sistem manajemen yang disertifikasi berkontribusi atau tidak terhadap pencapaian kebijakan dan sasaran organisasi.
Bila selama audit sertifikasi ulang, teridentifikasi ketidaksesuaian atau kurangnya bukti kesesuaian, LS INKINDO memberikan batas waktu untuk koreksi dan tindakan korektif untuk diimplementasikan sebelum habisnya masa berlaku sertifikat.
LS INKINDO membuat keputusan berdasarkan hasil audit Sertifikasi Ulang, berdasarkan hasil tinjauan sistem selama periode sertifikasi dan keluhan yang diterima dari pengguna sertifikasi. Masa berlaku sertifikat perpanjangan mengikuti masa berlaku sertifikat sebelumnya.
Pembekuan
a) Jika Laporan Ketidaksesuaian (LKS) tidak diselesaikan dalam batas waktu yang ditentukan
b) Jika terdapat kasus penyalahgunaan Sertifikat dan tanda sertifikasi LS INKINDO.
c) Jika tidak bersedia diaudit survailen dalam jangka waktu yang ditentukan.
Apabila terjadi kasus pada pasal 5.1 maka LS INKINDO akan memberikan surat peringatan 1 (SP1), apabila dalam jangka waktu 2 (dua) minggu tidak ada respon dari klien maka akan dikirimkan Surat Peringatan 2 (SP2).
Apabila klien tidak menindak lanjuti SP2 dalam jangka waktu 1 bulan setelah diterbitkanya SP2 maka LS INKINDO menerbitkan surat pembekuan sertifikat yang akan disampaikan ke klien.
Apabila klien dapat menindaklanjuti pada periode pembekuan sertifikat, maka LS INKINDO akan menerbitkan surat pencairan sertifikat.
Pencabutan
a. Tindakan perbaikan yang telah diambil oleh Klien tidak memadai dalam kasus pembekuan Sertifikat.
b. Klien tidak memenuhi kewajiban finansialnya kepada LS INKINDO.
Sebelum pencabutan sertifikat, LS INKINDO memverifikasi dan memberikan data-data terkait dengan proses pembekuan sertifikat dan menyampaikan kepada Klien.
LS INKINDO akan memutuskan pencabutan sertifikat.
LS INKINDO mengirimi surat pencabutan sertifikat secara tertulis dengan menginformasikan:
a. Pelanggan menghentikan penggunaan Logo LS INKINDO sesuai LSI/LSSM/II/P08.
b. LS INKINDO akan menarik Sertifikat dan dokumentasi terkait.
Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi
1. klien terbukti gagal memenuhi persyaratan sertifikasi pada lingkup yang dimaksud.
2. Permintaan dari klien untuk mengurangi ruang lingkup sertifikasinya.
Pengurangan ruang lingkup sertifikasi klien dapat dilakukan melalui tahapan :
1. Ketua Pelaksana memberi tugas kepada Koordinator Sertifikasi untuk dievaluasi.
2. Komite Sertifikasi memutuskan pengurangan ruang lingkup.
3. Sertifikat diterbitkan sesuai lingkup yang baru
Perluasan Ruang Lingkup Sertifikasi
Pelaksanaan audit perluasan ruang lingkup sertifikasi dapat dilakukan bersamaan dengan audit survailen atau audit sertifikasi ulang.